Introducción

AtoM (Access to Memory) es la evolución natural de ICA-AtoM. Ha sido desarrollado por Artefactual Systems, la empresa que junto con el Consejo Internacional de Archivos desarrolló ICA-AtoM desde sus inicios. También son los desarrolladores de Archivematica, un software para la creación de repositorios de preservación.

AtoM recoge las mismas funcionalidades que ICA-AtoM aunque con algunas novedades, en una interfaz que, aunque muy similar, resulta algo más moderna.

La aplicación se distribuye bajo licencia GNU GPLv3, por tanto, su descarga, uso y modificación son libres.

La última versión estable de la aplicación es la 2.0.1 (diciembre de 2013), aunque ya se está trabajando en la siguiente. También se trabaja en una nueva versión de ICA-AtoM, la 1.4, no sabemos si la última para esta otra versión.

Con esta entrada quiero hacer una breve presentación de la aplicación y mostrar sus principales características.

Descripción tècnica

Desde el punto de vista técnico, AtoM ha sido desarrollado con Symfony, un framework PHP orientado a objetos. El resultado es una aplicación basada en el web, disponible a través de cualquier navegador web, que permite la creación de portales multi-repositorio en un entorno multi-idioma. Esto significa que AtoM puede servir tanto a una institución que desea crear su repositorio digital, como a un conjunto de centros que deseen trabajar en un mismo entorno, cada uno de ellos con un apartado específico que puede estar identificado por su propia imagen corporativa. De la misma manera, el sistem admite contenidos en diferentes idiomas.

El corazón de la aplicación es Drupal, aunque esto no es evidente para el usuario final. De este sistema de gestión de contenidos, AtoM aprovecha su capacidad para crear diferentes tipos de contenidos, perfiles de usuario y sobretodo taxonomías totalmente personalizables que se aplican en diferentes circunstancias.

La aplicación utiliza Elasticsearch, un motor de búsqueda de código abierto basado en Lucene i Memcached, un sistema distribuido para gestionar la memoria cache.

Se trata de una aplicación interoperable a través del protocolo OAI-PMH y que funciona de acuerdo con los principales estándares de metadatos de nuestro ámbito y del W3C.

Requisitos mínimos

Los requisitos mínimos que necesitamos para poner en marcha una instancia de AtoM son:

  • Un servidor web como Apaceh o Nginx (http://wiki.nginx.org/)
  • Elasticsearch 0.90.11 (las últimas versiones aún no las soporta)
  • MySQL 5.1 o superior.
  • PHP 5.3.10 or superior (PHP 5.4 funciona correctamente, PHP 5.5 no se ha probado en profundidad).
  • También son necesarias las siguientes extensiones de PHP:
    • cURL (php5-curl)
    • JSON (php5-json)
    • APC (php-apc, or php5-apcu in PHP 5.5)
    • PDO y PDO-MySQL (php5-mysql)
    • XSL (php5-xsl)

También son recomendables las siguientes librerías:

  • GD o ImageMagick para la creación de los derivados de las imágenes (p. ej. las miniaturas o los TIFF multipágina).
  • Ghostscript para la gestión de los ficheros PDF.
  • FFmpeg para la creación de derivados de los ficheros de vídeo.
  • pdftotext para la creación de ficheros de texto plano a partir de los contenidos de los ficheros PDF, lo que nos permite hacer búsquedas a texto completo.

Estándares de metadatos y de descripción

ICA-AtoM fue pensado para ofrecer a los archiveros de todo el mundo un entorno compatible con los estándares de descripción del ICA. En AtoM encontramos los mismos estándares de descripción que en su antecesor:

  • ISAD(G) (General International Standard Archival Description).
  • ISSAR-CPF (International Standard Archival Authority Records -Corporate bodies, persons, and families-).
  • ISDIAH (International Standard for Describing Institutions with Archival Holdings).
  • ISDF (International Standard for Describing Functions).

Además de los estándares de descripción anteriores, AtoM también soporta otros estándares internacionales como:

  • RAD (Rules for Archival Description) de la Society of American Archivists.
  • Dublin Core.
  • MODS (Metadata Object Description Schema) mantingut per la Library of Congress.

Estos estándares se pueden aplicar mediante sus correspondientes plantillas a las descripciones archivísticas, las de autoridad y a las de institución archivística.

Plantilles pels diferents estàndards

Fig. 1. Plantilles pels diferents estàndards.

Por lo que respecta a las diferentes taxonomías que AtoM permite crear, el sistema soporta la importación y exportanción en formato SKOS (Simple Knowledge Organization System).

Descripciones archivísticas, de autoridad y gestión del archivo

AtoM permite la creación de descripciones archivísticas multinivel a partir de las cuales podemos crear la descripción de un fondo de archivo e ir bajando en la descripción para crear series documentales, unidades documentales compuestas o simples. Por defecto, el sistema incorpora los nivels de descripción previstos en la ISAD(G), aunque este, como el resto de taxonomías de la aplicación, es totalmente personalizable, por lo que podríamos crear nuevos niveles si fuera necesario (p. ej. describir unidades de instalación, un nivel de descripción poco común, pero previsto en la NODAC). Estas descripciones se pueden ir jerarquizando para dar lugar a un árbol de contenidos a partir del cual nuestros usuarios puedan ver la estructura o cuadro de clasificación del fondo.

Diferents nivells de descripció

Fig. 2. Diferents nivells de descripció.

Editor de descripcions arxivístiques

Fig. 3. Editor de descripcions arxivístiques.

Las diferentes descripciones con independencia de su nivel, se pueden relacionar con sus respectivas unidades de instalación, para poder recuperar así, la documentación física de una manera rápida. En la ficha de cada unidad de instalación podemos ver su código de identificación, la localización física, el tipo de caja o contenedor y los documentos o series que contiene.

También podemos dar de alta diferentes instituciones archivísticas (como mínimo deberemos dar de alta la nuestra), hecho que nos servirá para asignar las diferentes descripciones a cada uno de los centros creados, permitiéndonos así el sistema crear un entorno multi-repositorio.

Por lo que respecta a los registros de autoridad, el sistema mediante una plantilla basada en la ISAAR(CPF) nos permite dar de alta a los productores de la documentación y crear todas las relaciones necesarias entre ellos. Estas entradas de autoridad se pueden recuperar y utilizar como valores en el campo “Nombre del productor” o incluso, como puntos de acceso de materia en cualquier nivel de descripción.

Plantilla per a la creació d'autoritats.

Fig. 4. Plantilla per a la creació d’autoritats.

Además de las autoridades de persona, el sistema también permite crear autoridades de lugar y de materia, junto con otra taxonomía para la creación de funciones a partir del ISDF.

AtoM nos permite decidir cuáles de los elmento de las diferentes descripciones queremos que sean públicos y cuáles sólo de consulta para administradores.

Elements visibles.

Fig. 5. Elements visibles.

Finalmente, también podemos dar de alta registros con información de nuevos ingresos que se pueden asociar a un fondo determinado, a parte de incorporar datos sobre su procedencia, la/s personas que han hecho la donación, venta o transferencia, la cantidad de unidades de instalación, etc., en espera de que sea procesado y descrito. Estos ingresos podrán ser recuperados posteriormente, como también lo será la ficha de las personas que lo hayan hecho.

Taxonomías

Desde la sección taxonomies, podemos editar las diferentes taxonomías existentes en el sistema (niveles de descripción, funciones ISDF, tipos de repositorios, materias, lugares, tipos de materiales, estado de los derechos de autor, etc.). Para cada término, AtoM nos permite introducir su forma autorizada, las diferentes formas no aceptadas, un código de identificación y diferentes notas. También podemos relacionar el término que estamos dando de alta con otros términos de la taxonomía, indicando así, relaciones generico específicas o asociativas entre ellos.

Taxomia "nivells de descripció" i opcions d'importar i exportar un fitxer SKOS.

Fig. 6. Taxomia “nivells de descripció” i opcions d’importar i exportar un fitxer SKOS.

Aunque personalizables, encontramos a faltar la posibilidad de crear nuevas taxonomías para gestionar nuestros propios vocabularios.

Opciones desde la administración

Usuarios

AtoM permite la creación de usuarios y grupos de usuarios con diferentes perfiles de acceso y privilegios. Por defecto encontramos los típicos perfiles. El administrador con todos los permisos, el visitante con el perfil de lectura de contenidos públicos, colaboradores que pueden crear contenidos pero no acceder a la administración del sistema, etc. No obstante, estos perfiles pueden ser personalizados o incluso podemos crear otros nuevos según nuestras necesidades.

Para cada grupo de usuarios podemos establecer sus privilegios o permisos relacionados con las descripciones archivísticas, las de autoridad, de institución y las taxonomías.

Perfil d'un grup d'usuaris.

Fig. 7. Perfil d’un grup d’usuaris.

Páginas estáticas

El sistema permite crear páginas estáticas con los típicos contenidos fijos presentes en la mayoría de webs (páginas de presentación, de contacto, etc.). Para ello, AtoM dispone de un simple formulario con tres campos: título, URL y contenido, donde tendremos que escribir el título de la página, el URL que la identifica y el contenido de ésta respectivamente. Por lo que respecta al cuadro de edición del contenido, sería intersante poder contar con un editor WYSIWYG, funcionalidad con la que no cuenta. Actualmente sólo podemos escribir texto plano o código HTML.

Menús

Desde la gestión de menús podemos ver toda la estructura del sistema. Desde aquí podemos modificar relaciones entre apartados, cambiar subordinaciones y añadir las páginas de vayamos creando a los diferentes apartados del portal.

Gestor de menús

Fig. 8. Gestor de menús.

Plugins

En este apartado encontramos los diferentes plugins o complementos disponibles para AtoM (OAI, Sword, Skos, etc.) y los podemos activar o desactivar.

Plantillas

Como la mayjoría de CMS o sistemas de gestión de repositorios, AtoM funciona con un sistema de plantillas que permite separar el contenido de su presentación. Actualmente, AtoM sólo cuenta con dos plantillas oficiales, una de ellas muy personalizada por los Archivos del Canadà. Aún así, si sabemos algo de CSS, HTML y JavaScript podemos personalizarlas o incluso crear una propia.

Conclusiones

AtoM como ICA-AtoM son los sistemas de gestión de repositorios de referencia para cualquier institución de archivo que quiera automatizar su fondo y tener presencia en Internet. La aplicación es muy parecida a su antecesora, aunque algo más compleja de instalar y poner en funcionamiento.

En el ámbito del software libre, actualmente la única alternativa similar la encontramos en ArchivesSpace, un software que ha incorporado recientemente el código de Archon, otro gestor que ha dejado de mantenerse. La colaboración con el ICA y la adopción de sus estándares es un signo de garantía y de continuidad, cosa importante en este tipo de aplicaciones.