Requisitos para la selección de software para bibliotecas y colecciones patrimoniales

Hace unos días se ha publicado el informe:

El objetivo del cual es plantear una lista de requisitos que permita consolidar y actualizar los trabajos publicados hasta el momento centrados en el análisis de las características deseables en los procesos de selección de soluciones para la implementación de sistemas de gestión para bibliotecas y colecciones digitales, particularmente aquellas centradas en la gestión y difusión de fondos patrimoniales.

La metodología utilizada ha consistido en una revisión de la bibliografía con el objetivo de localizar y, posteriormente, resumir los principales trabajos de investigación y estudios de caso relacionados con el tema objeto de estudio, así como para apoyar la definición de la lista de requisitos final a partir de la síntesis del conocimiento presente en los trabajos revisados.

Los 216 requisitos identificados se han agrupado en 15 categorías: Licencia, coste y servicios asociados; Actualización e integración en el mercado; Atributos de calidad del software; Ingesta, descripción y gestión de los recursos; Organización de los recursos; Metadatos; Búsqueda y recuperación de la información; Interoperabilidad, importación y exportación de datos; Usabilidad y accesibilidad; Diseño y personalización de la interfaz de usuario y funciones de personalización y subscripción a servicios; Funcionalidades sociales; Recursos narrativos; Indexación y visibilidad en motores de búsqueda; Administración y seguridad; Soporte y documentación.

La selección del software para la gestión de repositorios y colecciones digitales es solo uno de los muchos aspectos que deben considerar las instituciones al embarcarse en proyectos relacionados con sus colecciones digitales. Más allá de las capacidades técnicas de la herramienta, las decisiones de índole política juegan un papel fundamental en la definición de una serie de condicionantes que afectarán directamente a la gestión de los objetos digitales, la forma de acceso o a la audiencia objetivo, entre otros.

Es esencial reconocer que cada institución parte de un contexto único. Algunas se encontrarán implementando una aplicación para la gestión de colecciones digitales por primera vez, mientras que otras estarán migrando desde aplicaciones existentes. Esta disparidad en los puntos de partida significa que, incluso entre instituciones con misiones y objetivos similares, así como con colecciones de naturaleza comparable, las necesidades pueden variar significativamente. En este sentido, la diversidad en los antecedentes y enfoques iniciales pone de mayor relieve, si cabe, la importancia de realizar un análisis exhaustivo de cada institución y proyecto, siendo imposible generalizar una solución única para todas las unidades de información. En definitiva, no se trata de cuál es la mejor solución tecnológica, si no de cuál es la que mejor se adapta a las necesidades particulares de
cada proyecto.

La lista de requisitos que presentamos en este informe, consolidada a partir del análisis de la literatura publicada y de algunas de las soluciones de software más utilizadas en sus respectivos sectores, puede ser un buen punto de partida para los profesionales que tengan que participar en la evaluación y selección de una de estas aplicaciones. También se antoja de interés para desarrolladores o empresas del sector que pueden identificar en este trabajo funcionalidades que incorporar en sus productos.