4. Trabajar con objetos digitales
Introducción
Los objetos digitales, o ítems son la materia prima de nuestro repositorio. Omeka es capaz de adaptarse prácticamente a cualquier tipo de repositorio que tengamos en mente. Desde una plataforma que ofrezca la consulta y descarga de documentos digitalizados organizados en colecciones, a complejas estructuras narrativas que desemboquen en exposiciones virtuales o cualquier otro tipo de recurso digital. A su vez, estos objetos pueden organizarse en colecciones y, a su vez, integrarse en diferentes exposiciones virtuales. Lo que Omeka define como exposición, también podemos interpretarlo como un recurso educativo o una publicación digital.
Esta reutilización de objetos digitales encaja con el concepto de "Re-Purposing Content, Enter or import item metadata once, and use items and metadata in multiple instances across website"6. Esta filosofía permite no sólo reutilizar el contenido de nuestro repositorio en múltiples exposiciones, recursos o publicaciones, sino que también permitiría reutilizarlos a múltiples departamentos de nuestra organización. Por ejemplo, el archivo y la biblioteca de una misma institución que compartiesen repositorio, podrían nutrirse en el momento de crear una exposición virtual no sólo de sus propios documentos bibliográficos o de archivo, sino también de los de la otra sección.
4.1. Tipos de ítems
Omeka nos permite definir los tipos de objetos digitales que vamos a gestionar desde nuestro repositorio. El sistema incluye por defecto 16 tipos de objetos digitales o ítems con los que seguramente tendremos más que suficiente para cualquiera de nuestros proyectos. Si no es así, podemos modificar los tipos de ítems existentes o añadir nuevos.
Los tipos de objetos digitales que prevé Omeka son:
- Document: Un recurso textual. Las digitalizaciones de libros también se incluirían en esta categoría a pesar de ser estrictamente imágenes.
- Moving image: Archivos de vídeo.
- Oral History: Recursos que contienen información histórica obtenida a partir de entrevistas con personas que poseen información de primera mano sobre un tema determinado.
- Sound: Archivos de audio
- Still image: Todo tipo de imógenes como fotografías, planos, mapas, dibujos, etc.
- Website: Recurso que consiste en una página o portal web.
- Event: Diferentes tipos de eventos como exposiciones, conferencias, congresos o incluso batallas o conmemoraciones.
- Email: Correos electrónicos enviados entre dos sujetos.
- Lesson Plan: Materiales de formación
- HiperlinksUn URL
- Person: Un individuo y su información biográfica.
- Interactive resource: Recursos que requieren de la interacción con el usuario para ser entendidos y ejecutados. Algunos ejemplos pueden ser páginas web, objetos de aprendizaje multimedia, servicios de chat, entornos de realidad virtual.
- Dataset: Conjunto de datos codificados en estructuras definidas. Algunos ejemplos pueden ser las listas, tablas y las bases de datos.
- Object: Cualquier objeto inanimado tridimensional.
- Service: Un sistema que proporciona una o más funciones. Algunos ejemplos pueden ser los servicios de banca online, servicios de autenticación, de préstamo interbibliotecario, el protocolo Z39.50 o un servidor web.
- Software: El código o forma compilada de un programa de ordenador. Por ejemplo: un script en Perl o un fichero .exe de Microsoft.
El acceso a la pantalla de gestión de ítems lo encontramos en el menú vertical de la parte izquierda (figura 19).
4.2. Modificar tipos de ítems
Para modificar uno de los tipos de ítem existentes basta con pulsar sobre el botón "Edita" situado a la derecha del ítem correspondiente. Esto abrirá una nueva pantalla (figura 20) en la que podremos editar el nombre del ítem, su descripción y agregar nuevos elementos descriptivos a ese tipo de ítem (existentes o completamente nuevos), que vendrán a completar la descripción realizada con Dublin Core.
Para agregar un nuevo metadato ya existente al tipo de ítem, tenemos que marcar la casilla de verificación "Existentes", seleccionarlo del desplegable y pulsar sobre el botón "Agregue el elemento" (figura 21).
Si deseamos añadir un nuevo metadato, marcaremos la casilla "Nuevo" y pulsaremos sobre el botón "Agregue el elemento", lo que hará aparecer sendos campos para indicar el nombre y la descripción del elemento. Si guardamos los cambios, los nuevos elementos estarán disponibles para ese tipo de ítem.
Para eliminar cualquiera de los elementos de un tipo de ítem basta con pulsar sobre la cruz situada en la parte derecha de cada uno de los elementos del tipo de ítem y guardar los cambios.
4.3. Agregar un ítem
Para agregar un nuevo ítem a nuestro repositorio tenemos que pulsar sobre la opción "Ítems" del menú lateral.
En la siguiente pantalla aparecen los quince campos del esquema Dublin Core que debemos rellenar para describir el objeto digital que vamos a ingestar en el repositorio. En la parte superior derecha de la pantalla encontramos un par de casillas de verificación que nos permiten hacer público y mostrar como destacado el ítem, si las activamos. Mediante el desplegable "Colección", seleccionaremos la colección bajo la cual deseamos organizar el ítem (figura 23).
En el apartado "Metadatos de tipos de ítem" debemos seleccionar el tipo de ítem al que corresponde nuestro objeto digital: document, moving image, oral history... y rellenar los metadatos específicos para ese tipo de objeto.
Desde el apartado "Archivos" (Fitxers en la figura 25), podemos realizar la subida de los documentos al repositorio. Recordemos que cada ítem del repositorio puede tener más de un archivo asociado, por ejemplo una monografía digitalizada puede tener asociados el PDF con la digitalización y una imagen de la cubierta para utilizarla como miniatura. Podemos añadir diferentes archivos (imagen, audio, vídeo, texto...) de manera simultánea a cada uno de los ítems de nuestro repositorio. Como ya hemos visto en el apartado de Configuración de seguridad, Omeka es capaz de gestionar una gran cantidad de tipos de archivo y extensiones. El orden en que realicemos la subida de esos archivos determina el orden en que se mostrarán en la parte pública del sistema. En la práctica, esto significa que si tenemos diferentes archivos relacionados con uno de los elementos de nuestro repositorio, la imagen que deseemos utilizar para representar a ese ítem como miniatura, se debe agregar en primer lugar. No obstante, desde el mismo apartado "Archivos", podemos reordenarlos según nuestras necesidades arrastrando y soltando.
Los thumbnails o miniaturas de los archivos de imagen, sólo aparecen en las páginas de resultados de búsqueda y en las de las exposiciones. Si los archivos vinculados a nuestros ítems son por ejemplo archivos PDF o de audio o vídeo, podemos cargar además una imagen representativa del contenido del PDF (la cubierta o la portada) para que aparezca como miniatura en la página de resultados de los elementos del repositorio y en las exposiciones. Para realizar cargas masivas de archivos podemos instalar el plugin Dropbox.
Finalmente, en el apartado "Etiquetas", podemos agregar los términos que consideremos que mejor representan al ítem que estamos creando.
Una vez finalizado el proceso, sólo tenemos que pulsar sobre el botón "Guardar los cambios" que como habréis podido comprobar aparece en todas las secciones de este apartado, en la parte superior derecha de la pantalla.
Con nuestro primer ítem creado, podemos añadir nuevos objetos digitales al repositorio, editar el ítem existente o ver sus detalles. Para ver los detalles del objeto creado debemos pulsar sobre su título, lo que nos llevará a una pantalla similar a la de la figura 27. En esta pantalla resumen, el sistema nos proporciona información acerca de los metadatos del objeto, su estado (público, destacado), la colección a la que pertenece, las etiquetas asignadas, los metadatos del archivo/s vínculados al ítem (Item file metadata del pdf, jpeg, mp3, etc.), los formatos de salida disponibles (atom, dc-rdf, dcmes-xml, json, omeka-json y omeka-xml), la referencia bibliográfica y otros datos extra que dependerán de los diferentes plugins instalados en el sistema.
Omeka también permite la edición de los ítems por lotes. Para poder utilizar esta funcionalidad es necesario disponer de varios ítems en el repositorio, marcar la casilla de verificación situada a la izquierda de cada ítem que queramos editar, y pulsar sobre el botón "Edita" de la parte superior, situado entre las opciones "Buscar ítems" y "Borrar". La pantalla de edición por lotes sólo nos permite editar ciertos aspectos de los ítems seleccionados. Entre esos aspectos encontramos su estado (público o privado), si se trata de un ítem destacado o no en la página inicial, el tipo de ítem y la colección a la que pertenece. También podemos añadir etiquetas en lote a todos los ítems seleccionados de esta manera.
4.4. Gestionar colecciones
Para crear una colección debemos de seguir los siguientes pasos:
Pasos para crear una colección
- 1. Pulsar sobre el botón "Colecciones" situado en el menú vertical de la izquierda.
- 2. Pulsar sobre "Agregar una colección".
- 3. En el siguiente formulario, describir nuestra colección mediante el esquema de metadatos DC (como mínimo el campo título). Posteriormente, podemos marcarla como pública si deseamos que aparezca inmediatamente o mantenerla privada. También podemos marcarla como destacada en la página de inicio.
- 4. Una vez completada la descripción de la colección solo tenemos que pulsar sobre el botón "Añadir colección".
4.4. Gestionar las etiquetas
El menú Etiquetas nos permite gestionar las etiquetas introducidas en el sistema por cualquiera de los usuarios del proyecto (figura 33). Podemos navegar por las etiquetas introducidas, editarlas, eliminar aquellas que ya no consideremos adecuadas y ver los ítems asociados a cada una de ellas.
Ordenar etiquetas
El menú situado en la parte superior de la pantalla de edición de etiquetas permite ordenarlas por diferentes criterios. Es posible ordenarlas por frecuencia de uso (mayor o menor), por orden alfabético o por orden de entrada en el sistema.
Cada una de las etiquetas utilizadas en Omeka se muestra como una unidad que nos permite ver la cantidad de ítems etiquetados con esa etiqueta (1), el nombre de la etiqueta (2), y además nos proporciona la posibilidad de borrarla mediante la cruz situada en su extremo derecho (3).
Ver los ítems asociados a cada etiqueta
Para ver los ítems asociados a cada etiqueta, basta con pulsar sobre el número situado a la izquierda del nombre de la etiqueta. Esto hará aparecer una página en la que podremos navegar a través de los ítems etiquetados con ese término.
Editar una etiqueta
La edición de etiquetas nos permite renombrarlas. Las etiquetas editadas de esta manera se actualizan automáticamente en todos los ítems y exposiciones en las que aparecen. Para editar una etiqueta tenemos que (figura 35):
- Pulsar sobre el nombre de la etiqueta que deseamos editar.
- Modificar el contenido de la etiqueta.
- Pulsar la tecla intro.
Borrar una etiqueta
Para borrar una etiqueta basta con pulsar sobre la cruz situada en su extremo derecho. Al borrar una etiqueta, eliminamos todas las ocurrencias de esa etiqueta en los ítems del repositorio. Antes de eliminar la etiqueta el sistema nos solicita que confirmemos la acción, que será irreversible.
Notas
- 6. Omeka Feature List. <http://omeka.org/files/docs/Featurelist.pdf >