3. El área de administración de Omeka

En este apartado podemos escoger cuáles serán los contenidos (tipos de registros) sobre los que el motor de búsqueda realizará las consultas. Las opciones son: ítems, archivos, colecciones, exposiciones, páginas de las exposiciones y páginas estáticas (creadas con el plugin SimplePages).

También podemos indexar el contenido de todos estos registros mediante el botón situado en la parte derecha de la pantalla, justo debajo del botón para guardar la configuración. La indexación implica la recopilación, estructuración y almacenaje de datos con el objetivo de facilitar búsquedas rápidas y precisas. Omeka se encarga de indexar los registros de manera automática a medida que se crean y se guardan en el sistema. Pero en algunos casos los registros no se indexan correctamente, por ejemplo cuando hemos actualizado Omeka desde una versión anterior del sistema, o si hemos variado la configuración que determina sobre qué tipos de registros realizará las consultas el motor de búsqueda.

Desde el apartado "Conjuntos de elementos" podemos acceder a la gestión de los diferentes conjuntos de elementos disponibles en el sistema. Un conjunto de elementos es un esquema de metadatos que se encuentra disponible para todos los ítems del repositorio, independientemente del tipo que sean. El ejemplo más claro es el conjunto de elementos del esquema de metadatos Dublin Core, que se encuentra disponible por defecto en todas las instalaciones de Omeka. Se trata de un conjunto formado por quince elementos (título, fecha, creador...).

Dublin Core es un conjunto de elementos muy flexible capaz de describir ótems de cualquier tipo. Por otro lado, en algunos casos es posible que necesitemos un conjunto de elementos más específico. Por ejemplo, CDWA Lite para museos, MODS para bibliotecas, o EAD para materiales de archivo. El problema con Omeka es que añadir nuevos conjuntos de elementos al sistema es complicado. Sólo es posible hacerlo a través de plugins que los añadan a la base de datos. Actualmente, sólo hay disponibles dos plugins para añadir los conjuntos de elementos VraCORE y PBCore.

En el apartado de Gestión de los conjuntos de elementos (figura 13). Podemos ver los diferentes conjuntos disponibles en el sistema. Tras la instalación del sistema sólo Dublin Core. Si pulsamos sobre el botón "Edita", podemos variar el orden de visualización de los elementos arrastrándolos y soltándolos a la posición deseada. También podemos añadir comentarios a cada uno de estos campos para facilitar su comprensión y utilización. Para añadir un nuevo comentario basta con pulsar sobre la flecha situada a la derecha de cada campo y añadir el comentario.

3.4.1. Crear conjuntos de elementos

Como hemos avanzado antes, crear nuevos conjuntos de elementos es complicado. No existe ninguna posibilidad de hacerlo desde el área de administración de Omeka. La única manera de crear nuevos conjuntos de elementos para nuestro sistema es a través de plugins que incorporen el conjunto de elementos a la base de datos de Omeka.

Si eliminamos alguno de ellos, eliminaremos todos los campos asociados a ese conjunto de elementos en la base de datos asociada a la instalación de Omeka y no serán recuperables.

3.4.2. Elementos de tipos de ítem

Desde este menú podemos ver el set de metadatos de tipos de ítem, formado por todos campos asociados a los diferentes tipos de ítem que vienen por defecto con la instalación de Omeka. También todos aquellos tipos de ítem creados por un administrador. De la misma manera que en el apartado anterior, también podemos modificar las descripciones de cada uno de los elementos.

No hay que confundir los conjuntos (o sets) de elementos con los elementos de tipo de ítem. Como hemos visto anteriormente, los conjuntos de elementos están destinados a representar un esquema de metadatos aplicable a cualquier ítem del repositorio. En cambio, los elementos de tipo de ítem son conjuntos de información adicional asociada a cada uno de los diferentes tipos de ítem u objetos digitales, que lo describen de forma particular. Por ejemplo, para el tipo de ótem "sound" (sonido) tenemos como metadatos relacionados con ese tipo de ítem, la transcripción del audio, el formato original, la duración y la frecuencia de muestreo; para el tipo de ítem "Person" (personas) tenemos la fecha de nacimiento, el lugar de nacimiento, la fecha de fallecimiento, la profesión, la biografía y una bibliografía acerca del personaje. Como vemos, la gran diferencia entre unos y otros es que los conjuntos de elementos son aplicables a todos los tipos de objetos digitales (ítems) del repositorio, o lo que es lo mismo, podemos aplicar cualquier campo Dublin Core a nuestras imágenes, audios, vódeos, etc., mientras que los metadatos asociados a cada tipo de ítem, son específicos para cada uno de ellos.

3.4.3. API

A partir de la última de las opciones del menú de configuración del sistema podemos acceder a la configuración de la API. La versión 2.1 y superiores del sistema incluyen una API (Interfaz de Programación de Aplicaciones) que proporciona a los administradores del repositorio la oportunidad de visualizar y utilizar mediante aplicaciones externas los datos de sus ítems, colecciones, etiquetas y exposiciones.

Por defecto, la API aparece activada, pero podemos desmarcar la casilla "Habilitar API" para deshabilitar su uso.

Los permisos para modificar datos vía aplicaciones externas desarrolladas con la API de Omeka, quedan restringidos a los usuarios que han recibido una clave (API Key) para tal uso.

Para proporcionar una API Key a un usuario determinado, debemos dirigirnos a la pestaña "Usuarios" del menú superior, pulsar sobre "Editar", bajar hasta la opción "Claves API" y proporcionar un nombre representativo (según el uso que se le vaya a dar) a la clave. Al pulsar sobre el botón "Update API Keys", el sistema generará una clave similar a la de la figura 14.

El sistema permite la creación de usuarios con diferentes privilegios. Los tipos de usuario que el sistema permite crear son: Super user, Admin, Contributor y Researcher. Cuando instalamos el sistema, el usuario que creamos es un Super user con todos los permisos para crear ítems, colecciones, exposiciones y realizar modificaciones en la configuración del sistema (cambiar temas, instalar plugins, cambiar el título del sitio, añadir o modificar roles de usuario). Los usuarios definidos como Admin pueden acceder y editar ítems, colecciones y etiquetas. Los Contributors pueden añadir nuevos ítems y editar los que ellos mismos han creado en el sistema. También pueden crear exposiciones a partir de cualquier ítem del repositorio, aunque no lo hayan dado de alta ellos. Finalmente, también tiene permisos para ver cualquiera de las exposiciones públicas desde el panel de administración. Por último, los usuarios definidos como Researcher pueden visualizar todos los documentos, colecciones y páginas creados (públicos y privados), pero no pueden editar ninguno de ellos.

Al tratarse de un sistema basado en la Web, diferentes usuarios vinculados al proyecto pueden participar sin necesidad de trabajar en el centro. Simplemente se necesita tener un terminal con acceso a Internet y un navegador web común.

El acceso público no requiere de ningún registro, aunque, como veremos más adelante, es posible permitir el registro de usuarios externos para que contribuyan con nuestro proyecto con nuevos contenidos.

Para crear un nuevo usuario en el sistema tenemos que dirigirnos a la pantalla de administración de usuarios mediante el enlace que encontraremos en el menú superior del panel de administración.

Si pulsamos sobre el botón verde, "Añade un usuario", el sistema guardará los datos y nos devolverá a la pantalla anterior, donde podremos ver que el nuevo usuario ya consta en el sistema, pero que todavía se encuentra inactivo (fig. 17). Para activarlo, el propietario de ese usuario deberá activar su cuenta mediante un enlace que le será enviado a la cuenta de correo asociada a su perfil. Una vez que el usuario pulse el enlace, se le mostrará una pantalla en la que deberá seleccionar su contraseña y tras ello, ya podrá acceder al sistema.

• 5. Es recomendable decidir el separador antes de comenzar a introducir etiquetas en el sistema.

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